Kliendimoodul on keskne koht ettevõtte klientide ja nendega seotud info haldamiseks. Moodul aitab hoida korras kliendi põhiandmed, kontaktandmed, registriandmed, kliendiga seotud tegevused ning müügiinfo. See annab kiire ülevaate sellest, kellega ettevõte töötab ja millised sündmused, pakkumised või müügitehingud konkreetse kliendiga seotud on.

Kliendi põhiandmetes saab lisada ja muuta kliendi nime, aadressi, e-posti, telefoni, isikukoodi või registrikoodi. Samuti saab määrata kliendi halduri ehk ettevõttepoolse vastutaja. See aitab hiljem kliendibaasi filtreerida ja aru saada, kes konkreetse kliendi eest vastutab.

Moodulis saab kliendi juurde lisada ka lisavälju. See võimaldab salvestada ettevõtte jaoks vajalikke eraldi andmeid, mida põhivormil eraldi lahtrina ei ole. Näiteks saab lisada kliendi eritingimusi, lepingulist infot, arveldusandmeid, viitenumbreid või muid märkuseid.

Kliendimoodul toetab ka ettevõtte andmete otsimist äriregistrist. Uue kliendi lisamisel või olemasoleva kliendi andmete parandamisel saab otsida reaalselt eksisteerivat ettevõtet ning kanda vormile üle ettevõtte nime, registrikoodi ja aadressi. See vähendab käsitsi sisestamist, aitab vältida kirjavigu ning muudab kliendiandmed täpsemaks. Äriregistrist saab kliendi lisainfo alla salvestada ka ettevõtte staatuse ja lingi registrikaardile.

Kliendi vaates on eraldi ülevaated kliendiga seotud sündmustest ning müükidest ja pakkumistest. Sündmuste vaates saab näha, millised tööd, hooldused või tegevused on konkreetse kliendiga seotud. Müügi ja pakkumiste vaade annab ülevaate kliendile tehtud pakkumistest, müügitehingutest ja arvetega seotud tegevustest.

Kliendimoodul on seotud teiste programmi osadega. Klienti saab kasutada lepingutes, projektides, sündmustes, müügis, laenudes ja muudes töövoogudes. See tähendab, et kliendi andmeid ei pea igas moodulis uuesti sisestama, vaid neid saab valida olemasolevast kliendibaasist.

Peamised võimalused:

• klientide lisamine, muutmine ja kustutamine;
• kliendi nime, aadressi, e-posti ja telefoni haldamine;
• isikukoodi või registrikoodi salvestamine;
• kliendi halduri määramine;
• lisaväljade lisamine kliendi juurde;
• ettevõtte andmete otsimine äriregistrist;
• äriregistri nime, registrikoodi ja aadressi ülekandmine kliendile;
• äriregistri staatuse ja registrikaardi lingi salvestamine;
• kliendiga seotud sündmuste vaatamine;
• kliendiga seotud müükide ja pakkumiste vaatamine;
• kliendi kasutamine lepingutes, projektides, sündmustes, müügis ja laenudes;
• kliendiandmete keskne haldamine kogu programmi ulatuses.

Lepingute moodul on mõeldud kliendilepingute, hoolduskavade, lepingumahtude ja lepinguga seotud süsteemide haldamiseks. Moodul aitab kirjeldada, mida kliendiga kokku lepiti, milliseid süsteeme või objekte leping hõlmab, millise sagedusega töid tehakse ning kuidas need tööd sündmusteks ja aktideks muutuvad.

Lepingu põhiandmetes saab määrata kliendi, lepingu numbri, objekti või aadressi, kontaktisiku, alguskuupäeva, lõppkuupäeva, staatuse ja halduri. Nii on ühe lepingu juures näha, kellele leping kuulub, kus tööd toimuvad, kes on kliendipoolne kontakt ja kes vastutab lepingu eest ettevõtte poolelt.

Lepingu juurde saab lisada süsteeme ja seadmeid, mida leping hõlmab. Näiteks võib leping olla seotud tulekahjusignalisatsiooni, valvesüsteemi, läbipääsusüsteemi, suitsuluukide, kaamerate või muude hooldatavate süsteemidega. Süsteemide kirjeldus aitab hiljem tööde planeerimisel ja aktide täitmisel aru saada, mida objektis hooldada või kontrollida tuleb.

Lepingu mahu vaates saab kirjeldada, milliseid hooldusi leping sisaldab ning kui palju töötunde nende tegemiseks kulub nädalas, kuus, kvartalis või aastas. Tunnihinna ja töömahu põhjal saab programm arvutada prognoositava lepingu hinna. See aitab hinnastada lepinguid, planeerida töökoormust ja võrrelda tegelikku ajakulu planeerituga.

Hoolduskava on lepingute mooduli üks olulisemaid osi. Seal saab määrata hooldusreeglid, näiteks hoolduse tüübi, nimetuse, korduse, koguse, mahu, kuu päeva, süsteemi ja alguskuupäeva. Nende reeglite põhjal saab programm genereerida järgmiste kuude sündmused. See tähendab, et korduvad lepingulised hooldused ei pea käsitsi kalendrisse sisestama, vaid neid saab luua lepingu hoolduskava alusel.

Lepingud on tihedalt seotud sündmuste mooduliga. Kui hoolduskava põhjal luuakse sündmused, kantakse sündmusele kaasa lepingu andmed, klient, objekt, aadress ja töö sisu. Sündmusest saab konkreetne tööülesanne, millel on kuupäev, staatus, teostaja ja vajalikud tööandmed. Nii liigub lepinguline kokkulepe edasi reaalseks tehtavaks tööks.

Sündmuse täitmisel saab lisada kasutatud tooted, registreerida töötunnid ja täita aktid. Aktid on tööde dokumenteerimise vormid, mille kaudu saab fikseerida kontrollitud seadmed, tehtud tööd, puudused, mõõtetulemused, kliendi kinnitused või muu vajalik info. Aktide abil muutub sündmus tõendatavaks tööks, mida saab hiljem PDF-ina salvestada või kliendile edastada.

Aktivormid ehk akti mallid määratakse seadete all. Seal saab luua erinevaid akti tüüpe ja nimetusi ning kirjeldada, milliseid välju konkreetne vorm sisaldab. Näiteks võib olla eraldi hooldusakt, paigaldusakt, kontrollakt või tootmistellimuse akt. Kui sündmuse juures valitakse vastav akti tüüp ja nimetus, saab sündmuse alla täita just selle vormi väljad.

Lepingu ja aktivormide seos tekib tööprotsessi kaudu: leping kirjeldab kokkulepet ja hooldusvajadust, hoolduskava loob selle põhjal sündmused ning sündmuste all täidetakse aktid. Selline ülesehitus aitab hoida lepingu, tööülesande ja töö tõenduse omavahel seotud. Hiljem on võimalik vaadata, millise lepingu alusel sündmus loodi ja milline akt selle töö kohta täideti.

Peamised võimalused:

• lepingute lisamine ja muutmine;
• lepingu sidumine kliendi, objekti ja kontaktisikuga;
• lepingu algus- ja lõppkuupäeva ning staatuse määramine;
• lepingu halduri määramine;
• lepinguga seotud süsteemide ja seadmete kirjeldamine;
• lepingu töömahu ja prognoositava hinna arvutamine;
• hoolduskava koostamine;
• korduvate hooldusreeglite määramine;
• hoolduskava põhjal sündmuste genereerimine;
• lepingu andmete kandmine sündmustele;
• sündmuste kaudu tööde planeerimine ja täitmine;
• sündmuste all toodete ja töötundide registreerimine;
• sündmuste all aktide täitmine;
• seadistatavate aktivormide kasutamine;
• aktide PDF-dokumentide loomine;
• lepingu, sündmuse ja akti ajaloo jälgimine.

Qwatronis saab hoolduslepingu koostada süsteemselt juba olemasolevate kliendi-, objekti- ja hooldusandmete põhjal. Programmis kirjeldatakse esmalt klient, leping, objekt, hoolduse liigid, töömahud ja hinnastus. Nende andmete põhjal saab tarkvara koostada hoolduslepingu PDF-i, kus lepingu üldandmed, teenuse sisu, hooldusmahud, hinnad ja allkirjaosad tulevad kokku ühtseks dokumendiks.

Hoolduslepingu sisu ei pea iga kord käsitsi uuesti kirjutama. Seadete all saab luua eraldi hoolduslepingu mallid vastavalt hoolduse või akti tüübile, näiteks ATS, turvavalgustus, suitsueemaldus, sprinklersüsteem, elektrikäit või muu teenus. Kui lepingusse lisatakse mitu hooldusliiki, kutsub Qwatron iga teenuse kohta välja vastava lepingu malli ning lisab need hoolduslepingu PDF-i eraldi sisublokkidena.

Lepingu koostamisel kasutatakse süsteemis olevaid välju ja muutujaid. Malli sisse saab lisada näiteks ettevõtte nime, kliendi nime, lepingu numbri, objekti aadressi, hoolduse nimetuse, töömahu, hinna ja muud andmed. PDF-i loomisel asendab programm need väljad automaatselt tegelike lepinguandmetega. See vähendab käsitsi sisestamist ja aitab vältida vigu.

Hoolduslepingu PDF koosneb üldiselt järgmistest osadest: lepingu üldandmed, kliendi ja teenuse osutaja andmed, objekti andmed, hoolduse liigid, iga hooldusliigi lepingutekst, lepingu maht ja hinnastus ning allkirjade osa. Iga hooldusliigi sisu algab uuelt lehelt, mis teeb dokumendi selgemaks ja paremini loetavaks. Ka lepingu mahu ja hinnastuse osa algab eraldi lehelt.

Kui lepingu maht on programmis kirjeldatud, arvutab Qwatron hooldustasu ja koostab hinnastuse osa automaatselt. Sinna saab tuua hoolduse mahud, perioodid, tunnid, ühikuhinnad, kuutasu ja aastase maksumuse. See võimaldab enne lepingu sõlmimist kiiresti koostada eellepingu hinna või lõpliku hoolduslepingu.

Selline loogika aitab ettevõttel hoida hoolduslepingud ühtses vormis, vähendada korduvat käsitööd ja tagada, et iga teenuse sisu, kohustused ja hinnastus oleksid dokumendis selgelt kirjeldatud.

Laomoodul on mõeldud ettevõtte kaupade, varude, ostude, tarnijate, põhivarade ja lao liikumiste haldamiseks. Moodul annab ülevaate sellest, millised tooted on laos olemas, kui palju neid on, kus need asuvad, millise hinnaga need on ostetud ja millise hinnaga neid müüakse. See aitab hoida laoseisu korras ning vähendada olukordi, kus vajalik materjal või kaup saab ootamatult otsa.

Toodete vaates saab lisada ja muuta laoartikleid. Iga toote juurde saab määrata tootekoodi, nimetuse, ühiku, ostuhinna, müügihinna, koguse laos, asukoha, miinimumkoguse ja tarnija. Miinimumkoguse abil saab jälgida, millised tooted vajavad täiendamist. Kui toode langeb alla määratud piiri, on seda lihtsam märgata ja varusid õigel ajal juurde tellida.

Laomoodul toetab nii toodete kui ka pooltoodete kasutamist. See on oluline näiteks tootmise moodulis, kus valmistoodete tootmiseks kasutatakse laos olevaid komponente või materjale. Nii saab tootmistellimuste kaudu arvestada materjalikulu ja valmistoodangut laoseisus.

Ostuarvete osa võimaldab sisestada tarnijatelt saadud arveid ja siduda ostetud kaubad laoga. Ostuarve juurde saab lisada arvenumbri, tarnija, kuupäevad, makse staatuse, viitenumbri, summad, käibemaksu ja arveread. Arveridade kaudu saab sisestada ostetud tooted, kogused ja hinnad ning vajadusel uuendada laoseisu. Makse staatuste abil saab jälgida, millised ostuarved on makstud, maksmata, osaliselt makstud või tähtaja ületanud.

Tarnijate vaates saab hallata tarnijate andmeid. Tarnija juurde saab salvestada nime, kontaktisiku, telefoni, e-posti, aadressi ja muud vajalikku infot. See aitab hoida ostude ja varustamisega seotud kontaktid ühes kohas.

Lao liikumiste kaudu saab registreerida kaupade sisse- ja väljaminekut. Liikumise juurde saab määrata toote, koguse, liikumise tüübi, kuupäeva, kliendi või muu selgituse. See annab parema ülevaate, miks laoseis muutus ja millise tegevusega muutus seotud oli.

Inventuuri osa aitab võrrelda tegelikku laoseisu programmiga. Kui inventuuri käigus leitakse erinevus, saab laoseisu korrigeerida ja salvestada põhjuse. See on oluline täpse laoarvestuse jaoks, eriti kui tooteid liigub palju või sama kaupa kasutatakse mitmes töövoos.

Põhivarade osa võimaldab pidada arvestust ettevõtte varade üle, mis ei ole tavalised müügikaubad. Põhivara juurde saab salvestada nimetuse, soetuskuupäeva, soetusmaksumuse, amortisatsiooni andmed ja muu vajaliku info. See aitab eristada müügiks või tööks kasutatavaid laotooteid ettevõtte pikaajalisest varast.

Laomoodul on seotud mitme teise programmi osaga. Müügis kasutatakse laotooteid müügitehingutes ja pakkumistes. Sündmuste juures saab märkida kasutatud tooted või materjalid. Tootmises kasutatakse laos olevaid komponente valmistoodete tootmiseks. Seetõttu on laomoodul üks keskseid kohti, mis mõjutab nii müüki, tootmist kui ka tööde dokumenteerimist.

Peamised võimalused:

• toodete ja laoartiklite lisamine ning muutmine;
• tootekoodi, nimetuse, ühiku ja asukoha määramine;
• ostuhinna ja müügihinna haldamine;
• laoseisu jälgimine;
• miinimumkoguste määramine ja täiendamisvajaduse märkamine;
• tarnija määramine tootele;
• tarnijate kontaktandmete haldamine;
• ostuarvete sisestamine ja muutmine;
• ostuarvete makse staatuse jälgimine;
• ostuarvete ridade ja käibemaksu arvestus;
• ostetud kaupade sidumine laoseisuga;
• kaupade sisse- ja väljamineku registreerimine;
• lao liikumiste ajaloo jälgimine;
• inventuuri tegemine ja laoseisu korrigeerimine;
• põhivarade arvestus;
• laoandmete kasutamine müügis, sündmustes ja tootmises;
• toodete CSV import ja eksport.

Projektide moodul on mõeldud kliendiga seotud suuremate tööde, objektide, paigalduste, arenduste või mitmeetapiliste tegevuste haldamiseks. Kui leping kirjeldab pikaajalisemat kokkulepet ja sündmus konkreetset tööülesannet, siis projekt aitab koondada ühe suurema töö kõik osad ühte tervikvaatesse.

Projekti põhiandmetes saab määrata projekti koodi, nimetuse, kliendi, vajadusel lepingu, objekti või aadressi, staatuse, algus- ja lõppkuupäeva, vastutaja ning eelarve. See loob projekti kohta selge ülevaate: kellele töö tehakse, kus see toimub, kes vastutab, millal projekt algab ja lõpeb ning milline on planeeritud rahaline maht.

Projekt jaguneb mitmeks alamvaateks. Etappide vaates saab projekti jaotada väiksemateks tööosadeks. Iga etapi juurde saab määrata nimetuse, kirjelduse, staatuse, tähtaja ja vastutaja. See aitab suure töö muuta paremini juhitavaks ning näha, millised osad on veel tegemata, pooleli või lõpetatud.

Sündmuste vaates saab projektiga siduda konkreetsed tööülesanded. Näiteks võib üks projekt sisaldada mitut paigaldust, hooldust, kontrolli või kliendikohtumist. Sündmuste kaudu saab määrata töö kuupäeva, teostaja, staatuse, töö sisu, kasutatud materjalid, tööaja ja aktid. Nii saab projektis jälgida mitte ainult üldist plaani, vaid ka tegelikult tehtud töid.

Materjalide vaates saab jälgida projektiga seotud tooteid ja kulusid. Sinna saab lisada laost kasutatud või projektile planeeritud materjale, koguseid, hindu ja summasid. See annab ülevaate, millised materjalid on projektiga seotud ning milline on nende rahaline mõju projektile.

Töötajate vaates saab kajastada projekti tööjõukulu. Sinna saab lisada projektiga seotud töötajad või teostajad, töötunnid, tunnihinnad ja arvestuslikud summad. See aitab näha, kui palju inimtööd projektile kulub ja milline on selle kulu.

Dokumentide vaates saab koondada projektiga seotud failid ja dokumendid. Näiteks võib projekti juurde lisada hinnapakkumisi, jooniseid, lepinguid, fotosid, akte, tehnilisi dokumente või muid faile. See aitab vältida olukorda, kus projekti dokumendid on eri kaustades laiali.

Arvete vaates saab jälgida projektiga seotud müügiarveid, pakkumisi või muid arveldusdokumente. See annab ülevaate, millised summad on kliendile esitatud, millised dokumendid on koostatud ning kuidas projekt rahaliselt liigub.

Kokkuvõtte vaade koondab projekti olulisemad näitajad. Seal saab näha projekti eelarvet, materjalikulu, tööjõukulu, arveldust, kasumit või muud kokkuvõtvat infot. See aitab hinnata, kas projekt püsib plaanis ja kas töö on majanduslikult mõistlik.

Projektide moodul on seotud mitme teise programmi osaga. Klientide moodulist tuleb projekti klient, lepingute moodulist saab siduda projekti lepinguga, sündmuste moodulis kajastuvad projektiga seotud tööülesanded ning laomoodulist tulevad kasutatud materjalid. Müügi moodulis saab projekti siduda pakkumiste ja müügitehingutega.

Peamised võimalused:

• projektide lisamine ja muutmine;
• projekti koodi, nimetuse ja kliendi määramine;
• projekti sidumine lepinguga;
• objekti või aadressi määramine;
• projekti staatuse, vastutaja ja tähtaegade haldamine;
• projekti eelarve määramine;
• projekti jagamine etappideks;
• etappide staatuse ja tähtaegade jälgimine;
• projektiga seotud sündmuste vaatamine ja haldamine;
• tööde, töötundide ja aktide sidumine projektiga;
• projektimaterjalide lisamine ja kulude jälgimine;
• töötajate ja tööjõukulu arvestus;
• projektidokumentide koondamine;
• projektiga seotud arvete ja pakkumiste jälgimine;
• projekti rahalise ja tööalase kokkuvõtte vaatamine;
• seos klientide, lepingute, sündmuste, lao ja müügiga.

Sündmuste moodul on programmi tööde planeerimise ja täitmise keskne osa. Sündmus tähistab konkreetset tööülesannet, hooldust, paigaldust, kontrolli, kliendikülastust või ettevõttesisest tootmistööd. Kui leping kirjeldab kokkulepet ja projekt koondab suurema töö tervikuks, siis sündmus on see koht, kus töö muutub reaalselt tehtavaks ja dokumenteeritavaks tegevuseks.

Sündmuse juurde saab määrata kuupäeva, staatuse, teostaja, töö sisu, aadressi, kliendi, lepingu või tootmisprofiili. Staatuste abil saab jälgida töö kulgu, näiteks kas töö on uus, vaja teha, üle tähtaja, saadetud allkirjastamiseks, tehtud või makstud. See annab ülevaate, millised tööd ootavad tegemist ja millised on lõpetatud.

Lepingutega seotud sündmused tekivad tavaliselt hoolduskava alusel. Lepingute moodulis määratakse hooldusreeglid: millist hooldust tehakse, mis süsteemi see puudutab, kui tihti seda tehakse ja millal see algab. Nende reeglite põhjal saab programm genereerida sündmused. Sündmusele kantakse kaasa lepingu klient, objekt, aadress ja töö kirjeldus. Nii ei pea korduvaid lepingulisi hooldusi käsitsi sisestama.

Sündmus on seotud ka akti vormidega. Seadete all saab määrata erinevaid aktivorme ehk akti malle, näiteks hooldusakt, paigaldusakt, kontrollakt või tootmistellimuse akt. Igal vormil saab olla oma väljade loetelu, näiteks tekstiväljad, tekstialad, märkeruudud, rippmenüüd või tabelid. Kui sündmuse juures valitakse vastav akti tüüp ja nimetus, saab täita just selle töö jaoks vajalikud väljad.

Aktide abil dokumenteeritakse, mida töö käigus tehti. Akti saab märkida kontrollitud seadmed, tehtud tegevused, avastatud puudused, mõõtmistulemused, kasutatud materjalid, kliendi märkused või muu tööga seotud info. Täidetud akti põhjal saab luua PDF-dokumendi, mida saab arhiveerida, kliendile edastada või kasutada töö tõendusena.

Sündmuse juurde saab lisada ka kasutatud tooteid ja materjale. Need tulevad laomoodulist ning aitavad siduda tööga reaalselt kasutatud varud. See annab parema ülevaate töö kuludest ja materjalikasutusest. Lisaks saab sündmuse all registreerida töötunde, mis on oluline nii sisemise tööarvestuse, palgaarvestuse kui ka statistika jaoks.

Sündmuste täitmiseks on olemas ka veebiliides. See võimaldab teostajal avada sündmuse väljaspool põhiprogrammi, näiteks töömaal, ja sisestada tööga seotud infot mugavamalt. Veebiliidese kaudu saab sündmuse andmeid täita ilma, et kogu kontoriprogrammi peaks kasutama.

Tootmisega seotud sündmused on ettevõttesisesed tööülesanded. Tootmistellimuse alt saab luua ühe seotud tootmissündmuse, mille kaudu jälgitakse tootmise tegelikku kulgu. Tootmissündmuse juurde saab määrata teostajad, töötunnid ja staatuse. Kui tootmistöö on valmis, saab sündmuse kaudu kinnitada, kui palju toodeti ja millised puudused või märkused tootmise käigus ilmnesid.

Tootmistellimuse akt on eraldi aktivorm, mille väljadeks võivad olla näiteks toodetud kogus, avastatud puudused ja märkused. Selle akti täitmisel kantakse tegelikult toodetud kogus edasi tootmistellimusele. Kui tootmistellimus lõpetatakse, liigub toodetud kogus valmistoodanguna lattu. Nii seob sündmuste moodul tootmise tööaja, tootmisakti ja laoarvestuse ühtseks protsessiks.

Kui sündmus on seotud tootmisega, saab sündmuse PDF-is kuvada ka tootmise töölehe info. Tööleht näitab, millist valmistoodet toodetakse, kui palju seda tuleb teha, milliseid komponente on vaja ja kui palju eeldatavaid töötunde tootmine võtab. See aitab tootmise teostajal näha töö juhiseid ja materjalivajadust otse sündmuse dokumentatsioonis.

Sündmuste moodul seob omavahel mitu programmi osa: lepingutest tulevad korduvad hooldused, aktivormid annavad tööde dokumenteerimise struktuuri, ladu annab kasutatud materjalid, tootmine kasutab sündmusi sisemise töö kinnitamiseks ning müügi ja statistika moodulid saavad kasutada sündmustega seotud infot tööde, kulude ja tulemuste analüüsimiseks.

Peamised võimalused:

• sündmuste lisamine ja muutmine;
• sündmuse kuupäeva, staatuse ja teostaja määramine;
• sündmuse sidumine kliendi, lepingu, projekti või tootmisega;
• lepingute hoolduskava põhjal sündmuste genereerimine;
• lepingu kliendi, objekti ja aadressi kandmine sündmusele;
• sündmuse sisu ja märkuste haldamine;
• kasutatud toodete ja materjalide lisamine;
• töötundide registreerimine;
• aktivormide valimine ja täitmine;
• hooldus-, paigaldus-, kontroll- ja tootmisaktide koostamine;
• aktide PDF-dokumentide loomine;
• sündmuse PDF-dokumentide loomine;
• veebiliides sündmuste täitmiseks;
• tootmistellimuse sidumine ühe tootmissündmusega;
• tootmistellimuse akti täitmine;
• tegelikult toodetud koguse kandmine tootmistellimusele;
• tootmise töölehe info kuvamine sündmuse PDF-is;
• sündmuste kasutamine tööde ajaloo, laoarvestuse, palgaarvestuse ja statistika alusena.

Seaded > Akti tüübid ja nimetused võimaldab kirjeldada valmis aktimalle, mida kasutatakse sündmuste, hoolduste, tööde ja lepinguliste tegevuste dokumenteerimiseks. Selle abil saab ettevõte määrata, milliseid akte programmis kasutatakse ning millised väljad peavad igal akti tüübil olemas olema.

Akti tüüp võib olla näiteks hooldusakt, paigaldusakt, kontrollakt, remondiakt, üleandmisakt või tootmise akt. Iga akti nimetuse alla saab määrata väljad, mida töötaja peab sündmuse täitmisel sisestama. Näiteks võib hooldusaktil olla väljad “Teostatud tööd”, “Avastatud puudused”, “Kasutatud materjalid” ja “Märkused”. Paigaldusaktil võivad olla väljad paigaldatud seadmete, mõõdistuste, asukoha ja kliendi kinnituse jaoks.

See teeb aktide täitmise ühtseks. Töötaja ei pea iga kord ise otsustama, mida dokumenti kirjutada, vaid programm kuvab talle ette määratud väljad vastavalt valitud akti tüübile. Nii on sündmuste täitmine kiirem, dokumentide sisu korrektsem ja hilisem ülevaade paremini võrreldav.

Akti tüübid on seotud sündmuste ja lepingutega. Kui lepingule lisatakse hoolduskava või kirjeldatakse lepinguga seotud tööd, saab määrata, milliseid akte selle lepingu täitmisel kasutatakse. Näiteks võib ühel kliendil olla igakuine hooldusakt, teisel kvartaalne kontrollakt ja kolmandal eraldi paigaldus- või üleandmisakt.

Lepingu sisu koostamisel saab akti tüüpe kasutada tööde täpseks kirjeldamiseks. Lepingu alla saab määrata, milliseid teenuseid või hooldusi tehakse, kui tihti neid tehakse ja millise aktiga töö tõendatakse. Kui hiljem genereeritakse lepingu põhjal sündmused, liiguvad akti tüübid ja nimetused sündmuste juurde kaasa. Töötaja täidab sündmuse juures vastava akti ning sellest saab koostada PDF dokumendi.

Näiteks saab lepingu sisus määrata, et kliendile tehakse iga kuu seadmete hooldus. Selle hoolduse juurde valitakse akti tüübiks “Hooldusakt” ja akti nimetuseks “Igakuine seadmehooldus”. Kui programm loob lepingu põhjal sündmused, on igal sündmusel juba õige akt olemas. Tehnik täidab töö lõpus akti väljad ning programm seob selle konkreetse lepingu, kliendi ja sündmusega.

Selline lahendus aitab luua korduva töö jaoks selge tööprotsessi. Lepingus kirjeldatakse, mida tuleb teha; sündmus näitab, millal ja kelle poolt töö tehakse; akt tõendab, mida reaalselt tehti. Kõik kolm osa töötavad koos, et ettevõttel oleks ülevaade kokkulepetest, täitmisest ja dokumentidest.

Akti tüübid ja nimetused on kasulikud ka siis, kui ettevõttel on mitu erinevat teenust või tööliiki. Iga tööliigi jaoks saab luua oma akti vormi ja selle juurde sobivad väljad. See vähendab käsitsi kirjutamist, aitab vältida puudulikke dokumente ning annab kliendile professionaalsema ja ühtlasema PDF väljundi.

Müügi moodul on ettevõtte müügiprotsessi keskne osa. Moodulis saab koostada toodete ja teenuste müüke, hinnapakkumisi, müügitehinguid, järelmüügi tegevusi, lepingupõhiseid arveid ning jälgida võlgnevusi ja müügitulemusi. Müük on seotud klientide, lao, pakkumiste, sündmuste, lepingute ja statistikaga, mistõttu aitab moodul hoida kogu müügitsükli ühest kohast jälgitavana.

Müügi protsess võib alata pakkumisest. Pakkumise koostamisel valitakse klient, lisatakse tooted või teenused, määratakse kogused, hinnad, käibemaks, allahindlus, koostaja ja vajadusel projekt. Pakkumise põhjal saab luua PDF-dokumendi, mida saab kliendile saata. Pakkumised aitavad enne müüki fikseerida, mida kliendile pakutakse ja millistel tingimustel.

Kui klient pakkumise kinnitab, saab pakkumisest luua müügitehingu. See vähendab topeltsisestamist, sest pakkumise read, hinnad ja kliendi andmed kantakse müüki üle. Müügitehingus saab määrata makse staatuse ning koostada arve PDF-i. Nii liigub töövoog pakkumisest edasi reaalseks müügiks ja arvelduseks.

Pakkumisest saab vajadusel luua ka sündmuse. See on kasulik siis, kui pakkumine ei tähenda ainult kauba müüki, vaid selle alusel tuleb teha töö, paigaldus, hooldus või muu tegevus. Sündmusele saab üle kanda töö sisu, kliendi, aadressi ja seotud info. See seob müügiprotsessi tööde planeerimisega: pakkumine kirjeldab, mida kliendile lubati, ja sündmus kirjeldab, millal ning kuidas töö teostatakse.

Toodete müügi vaates saab teha kiiret müüki otse laotoodete põhjal. Valitakse klient, toode, kogus, hind, allahindlus ja makse staatus. Müüdud tooted on seotud laomooduliga, mis võimaldab jälgida, milliseid kaupu müügis kasutatakse ja kuidas müük mõjutab laoseisu.

Müügitehingute vaates saab jälgida juba koostatud müüke. Seal on näha müügi kuupäev, klient, summa, käibemaks, makse staatus, koostaja ja muud olulised andmed. Müügitehingust saab koostada arve PDF-i, muuta makse staatust või vajadusel tehingut hallata.

Lepingupõhiste arvete osa aitab koostada perioodilisi arveid lepingute alusel. Kui ettevõttel on hooldus- või teenuslepingud, saab nende põhjal luua arveridu ja jälgida, millised arved on koostatud ning millised tasutud. Pangaväljavõtte kontrolli abil saab võrrelda makseid arvetega ning märkida arveid makstuks.

Võlgnike vaade annab ülevaate tasumata arvetest ja klientidest, kellel on maksetähtaeg ületatud või makse veel laekumata. See aitab müügi järeltegevusi paremini juhtida ja hoida rahavoogu kontrolli all.

Järelmüügi osa aitab hallata tegevusi, mis tekivad pärast esmast müüki. Sinna saab lisada järeltegevusi, staatuseid ja märkuseid, et jälgida näiteks lisapakkumisi, garantiiteemasid, kordusmüüki või kliendiga seotud edasisi tegevusi.

Müügi statistika koondab müügitulemused erinevate vaadete alla. Müüki saab analüüsida toodete, klientide, kuude, kasumiaruande, töötundide, müügiboonuste, palkade ja laenude lõikes. See annab ettevõttele ülevaate, millised tooted müüvad paremini, millised kliendid toovad rohkem käivet, milline on kasumlikkus ja kuidas müük seostub tööaja või boonustega.

Müügi mooduli seos sündmustega on oluline just teenus- ja tööpõhises ettevõttes. Pakkumisest või müügist saab tekkida sündmus, sündmuse all saab töö teostada, lisada kasutatud materjalid, täita aktid ja luua töö dokumentatsioon. Nii saab kogu protsessi jälgida pakkumisest töö teostamiseni ja arveni.

Peamised võimalused:

• toodete ja teenuste müük;
• klientide sidumine müügiga;
• pakkumiste koostamine;
• pakkumise PDF-i loomine;
• pakkumisest müügitehingu loomine;
• pakkumisest sündmuse loomine;
• müügitehingute haldamine;
• arve PDF-i koostamine;
• makse staatuse määramine;
• laotoodete kasutamine müügis;
• müügi seostamine projektiga;
• lepingupõhiste arvete koostamine;
• pangaväljavõtte kontroll ja maksete sobitamine;
• võlgnike jälgimine;
• järelmüügi tegevuste haldamine;
• müügi statistika toodete, klientide ja kuude lõikes;
• kasumiaruanne, töötunnid, müügiboonused ja palgastatistika;
• müügi seos sündmuste, aktide ja tööde dokumenteerimisega.

Laenude moodul on mõeldud klientidele antavate laenude terviklikuks haldamiseks. Moodul koondab ühte kohta laenu põhiandmed, kliendiinfo, rahalised tingimused, tähtajad, maksegraafiku, tagatised, käendajad, tegelikud maksed, viivised, dokumendid, märkused ja laenulepingu koostamise.

Laenu põhiandmetes saab määrata laenu numbri, laenu nimetuse, laenu liigi, kliendi, staatuse ja valuuta. Klient valitakse olemasolevast kliendibaasist ning kliendi andmed saab kanda laenu juurde. Laenu andmetes saab kasutada nii eraisiku isikukoodi kui ka ettevõtte registrikoodi, samuti telefoni, e-posti, aadressi, pangakontot, töökohta, sissetulekut ja maksevõime hinnangut.

Rahaliste andmete all saab sisestada laenusumma, väljamakstud summa, esialgse sissemakse, omafinantseeringu, intressimäära, intressi tüübi, baasintressi, marginaali, viivise protsendi, lepingutasu, haldustasu, kuutasu, kindlustuse makse ja muud tasud. Need andmed on olulised nii maksegraafiku arvutamisel kui ka laenulepingu koostamisel.

Tähtajate ja tagasimakse tingimuste all saab määrata lepingu sõlmimise kuupäeva, laenu väljastamise kuupäeva, esimese makse kuupäeva, viimase makse kuupäeva, laenuperioodi, maksepäeva kuus, tagasimakse tüübi ja makse sageduse. Nende andmete põhjal saab programm koostada maksegraafiku.

Maksegraafiku vaates kuvatakse iga makse eraldi real. Iga rea kohta on näha makse number, tähtaeg, põhiosa, intress, muud tasud, kokku tasumisele kuuluv summa, tasutud summa, tasumise kuupäev, jääk ja staatus. See võimaldab jälgida, millised maksed on tasutud, millised ootavad tasumist ja milline on laenu jääk.

Laenude moodulis saab hallata ka tegelikke makseid. Makse juurde saab märkida makse kuupäeva, summa, viitenumbri, selgituse, maksja, pangakonto, pangast imporditud makse info ja seotud maksegraafiku rea. See aitab võrrelda tegelikult laekunud makseid planeeritud graafikuga.

Viiviste vaates saab jälgida hilinenud maksetega seotud viiviseid. Sinna saab märkida viivise algus- ja lõppkuupäeva, viivitatud päevade arvu, viivise protsendi, arvestatud summa, tasutud summa ja alles oleva viivise.

Tagatiste vaates saab ühe laenu juurde lisada mitu tagatist. Tagatis võib olla näiteks korter, auto, käendus, hüpoteek, väärtpaberid või muu vara. Tagatise juurde saab salvestada tagatise liigi, väärtuse, hindamise kuupäeva, hindaja, kirjelduse ja seotud dokumendi.

Käendajate vaates saab hallata laenuga seotud käendajaid. Käendaja kohta saab salvestada eesnime, perekonnanime, isikukoodi, telefoni, e-posti, aadressi ja käenduse summa.

Dokumentide vaates saab laenuga siduda arvutis olevaid faile. Faili saab valida kataloogist ning hiljem otse programmist avada. See sobib näiteks laenulepingute, isikut tõendavate dokumentide, palgatõendite, konto väljavõtete, hindamisaktide, kindlustusdokumentide ja muude lisade haldamiseks.

Märkuste vaates saab salvestada laenuga seotud sisemised märkused, kliendiga suhtluse, kõnede logi, e-kirjad ja muud tegevused. See aitab hoida laenu menetluse ja kliendisuhtluse ajaloo ühes kohas.

Laenulepingu tekst on seadistatav mallide kaudu. Programmis saab luua erinevaid laenulepingu tüüpe ja nende alla salvestada ettevalmistatud lepingu tekste. Näiteks võib eraldi mall olla väikelaenu, tagatisega laenu, ettevõttelaenu või mõne muu laenuliigi jaoks. Lepingu tüübi valimisel saab vastava malli lepingu tekstiredaktorisse laadida ja kasutada seda laenulepingu PDF-i koostamisel.

Lepingu mallides saab kasutada muutujaid, mis täidetakse automaatselt konkreetse laenu andmetega. Näiteks saab kasutada kliendi nime, laenu numbrit, laenusummat, valuutat, intressimäära, maksegraafikut, ettevõtte rekvisiite, lepingu kuupäevi, maksepäeva ja muid laenuandmeid. See võimaldab koostada ühe korra valmis lepingu teksti ning kasutada seda erinevate klientide ja laenude puhul ilma käsitsi kõiki andmeid ümber kirjutamata.

Lepingu tekst toetab ka lihtsat vormindust. Mallis saab kasutada näiteks <b>, <i> ja <u> tage, et laenulepingu PDF-is kuvada teksti paksus kirjas, kaldkirjas või allajoonituna. Samuti saab lepingu teksti lisada maksegraafiku tabeli, mis tuuakse PDF-i automaatselt.

Laenude moodul võimaldab luua nii laenulepingu PDF-i kui ka maksegraafiku PDF-i. PDF-dokumentidesse kantakse ettevõtte rekvisiidid, kliendi andmed, laenu tingimused, maksegraafik ja valitud lepingu malli tekst.

Laenude infot saab kasutada ka statistikas. Müügi statistika all saab vaadata laenude ülevaadet, näiteks kui palju on välja laenatud ja kui palju on intressitulu saadud.

Peamised võimalused:

• laenude lisamine ja muutmine;
• laenu numbri, nimetuse, liigi, kliendi, staatuse ja valuuta määramine;
• kliendi andmete sidumine laenuga;
• eraisiku isikukoodi või ettevõtte registrikoodi kasutamine;
• laenusumma, intressi, tasude ja viivise määramine;
• lepingu kuupäevade ja maksetingimuste haldamine;
• maksegraafiku automaatne koostamine;
• maksegraafiku ridade tasumise jälgimine;
• tegelike maksete salvestamine;
• viiviste arvestus;
• mitme tagatise lisamine ühe laenu juurde;
• käendajate haldamine;
• laenuga seotud dokumentide sidumine ja avamine;
• sisemiste märkuste ja kliendisuhtluse ajaloo salvestamine;
• erinevate laenulepingu tüüpide ja mallide loomine;
• lepingu malli laadimine, muutmine ja salvestamine;
• lepingu muutujate automaatne täitmine laenu andmetega;
• HTML-vorminduse kasutamine lepingu tekstis;
• laenulepingu PDF-i loomine;
• maksegraafiku PDF-i loomine;
• laenude ja intressitulu statistika.

Tootmise moodul on mõeldud ettevõtte sisemiste tootmistööde planeerimiseks, jälgimiseks ja kinnitamiseks. Moodul aitab kirjeldada, millistest komponentidest valmistoode koosneb, kui palju materjali kulub ühe toote valmistamiseks ning kui palju töötunde tootmisele eeldatavalt kulub.

Tootmine algab tootmisprofiilist. Profiili alla määratakse valmistoode, mida soovitakse toota, ning komponendid ehk pooltooted või materjalid, mida selle valmistamiseks kasutatakse. Näiteks saab profiili kirjeldada nii, et ühe tooli valmistamiseks kulub kindel kogus prussi, kruvisid, vineeri ja töötunde. Profiilis määratakse ka eeldatav töötundide arv ühe valmistoote kohta.

Tootmistellimuse loomisel valitakse tootmisprofiil ja määratakse tellitud kogus. Selle põhjal arvutab programm, kui palju komponente on vaja ning kui palju töötunde tootmine eeldatavalt võtab. Tootmistellimuse juurde saab lisada märkuseid ja luua sellega seotud tootmissündmuse. Ühe tootmistellimusega saab olla seotud ainult üks sündmus, et tootmise kulg oleks selgelt jälgitav.

Tootmise jälgimine toimub sündmuste kaudu. Tootmise sündmus on ettevõtte sisemine tegevus, mis ei pea olema seotud kliendi ega lepinguga. Sündmuse kaudu saab määrata, kes tootmist teostas, mis ajal töö tehti, kui palju töötunde kulus ning millises staatuses töö on. Kui tootmistellimuse juurde luuakse sündmus, kantakse tootmistellimuse märkus sündmuse märkustesse kaasa.

Tootmise sündmuse juurde saab lisada ka tootmistellimuse akti. Vaikimisi akt sisaldab välju nagu toodetud kogus, avastatud puudused ja märkused. Akti kaudu sisestatud reaalselt toodetud kogus kantakse edasi tootmistellimuse toodetud koguse väljale. See võimaldab võrrelda tellitud kogust ja tegelikult toodetud kogust.

Kui tootmistellimus on valmis, saab selle lõpetada. Lõpetamisel arvestatakse valmistoodang lattu ning tootmistellimus kaob aktiivsete tootmistellimuste nimekirjast. Tellimus jääb alles tellimuste lehele ajaloo ja hilisema ülevaate jaoks.

Moodul võimaldab koostada ka töölehe PDF-i. Töölehel tuuakse välja tootmistellimuse detailid, valmistoode, toodetav kogus, vajalikud komponendid, komponentide kogused ning eeldatav töötundide arv. Kui sündmus on seotud tootmisega, saab sündmuse PDF-is kuvada ka tootmise töölehe info.

Tootmise moodul sobib olukordadesse, kus ettevõttel on vaja korraga jälgida mitut tootmistellimust. Tellimuste nimekiri aitab näha, millised tootmistööd on aktiivsed, millised on seotud sündmusega, kui palju on tellitud, kui palju on toodetud ja millises seisus töö on.

Peamised võimalused:

• tootmisprofiilide loomine;
• valmistoote määramine profiilile;
• komponentide ja pooltoodete lisamine profiili juurde;
• komponentide koguste määramine ühe valmistoote kohta;
• eeldatavate töötundide määramine ühe toote kohta;
• tootmistellimuste loomine profiili põhjal;
• tellitud koguse ja eeldatavate töötundide arvutamine;
• tootmistellimuse märkuste lisamine;
• tootmistellimuse sidumine ühe tootmissündmusega;
• tootmissündmuse loomine otse tootmistellimuse alt;
• tootmistöö jälgimine sündmuste kaudu;
• teostajate ja tegelike töötundide arvestus;
• tootmistellimuse akti täitmine;
• tegelikult toodetud koguse kandmine tootmistellimusele;
• töölehe PDF-i loomine;
• tootmise info kuvamine sündmuse PDF-is;
• valmistoodangu lattu kandmine tootmistellimuse lõpetamisel;
• aktiivsete ja lõpetatud tootmistellimuste eristamine.

CSV Import

CSV impordi moodul on mõeldud andmete kiireks sisestamiseks programmi, kui tooted või kliendid on juba olemas mõnes tabelarvutusprogrammis, vanas süsteemis või eksporditud failis. Selle asemel, et iga kirjet käsitsi lisada, saab andmed ette valmistada CSV-failina ja importida need programmi korraga.

Moodulis on eraldi alamvaated toodete ja klientide importimiseks. See teeb impordi selgemaks, sest toodete ja klientide failid kasutavad erinevaid välju ning neid ei pea samas vormis segamini käsitlema.

Tooted CSV

Toodete import võimaldab lisada või uuendada laoartikleid CSV-faili põhjal. Faili kaudu saab programmi tuua toodete nimetused, tootekoodid, ühikud, laoseisu, ostuhinna, müügihinna ja asukoha. See on kasulik näiteks siis, kui alustatakse programmi kasutamist ja kogu tootenimekiri on olemas Excelis või mõnes muus süsteemis.

Toodete CSV rida peab olema kujul:

nimi;kood;ühik;Laos;ostuhind;müügihind;asukoht

Näiteks:

Nurkraud;0001;tk;12;15.00;20.00;Riiul A1 Puitkruvi 25mm;P001;tk;500;0.02;0.05;Kast 3

Importimisel saab programmi kanda suure hulga tooteid korraga. See vähendab käsitsi sisestamist ja aitab kiiremini alustada lao kasutamist.

Kliendid CSV

Klientide import võimaldab lisada kliendid CSV-faili põhjal. Faili kaudu saab programmi tuua kliendi nime, aadressi, e-posti ja telefoni. See sobib hästi olukorras, kus kliendibaas on olemas Excelis, vanas tarkvaras või mõnes muus kontaktide nimekirjas.

Klientide CSV rida peab olema kujul:

Nimi;Aadress;e-post;Telefon

Näiteks:

Näidis Klient OÜ;Tartu mnt 1, Tallinn;info@example.ee;55512345 Teine Klient AS;Pärnu mnt 10, Tallinn;kontakt@example.ee;55567890

CSV impordi moodul aitab eriti hästi esmasel seadistamisel, kui programmi on vaja kiiresti tuua olemasolevad tooted või kliendid. Samuti saab seda kasutada hiljem suuremate andmeuuenduste tegemiseks.

Peamised võimalused:

• toodete import CSV-failist;
• klientide import CSV-failist;
• eraldi alamtabid toodete ja klientide impordiks;
• spikker õige CSV struktuuri kohta;
• olemasolevate andmete kiire üleviimine programmi;
• lao ja kliendibaasi esmane täitmine;
• käsitsi sisestamise vähendamine;
• andmete ettevalmistamine Excelis või muus tabelarvutusprogrammis.

Seadete moodul on programmi keskne halduskoht. Seal määratakse üldised andmed ja valikud, mida kasutavad kõik teised moodulid: firma rekvisiidid, valuuta, keeled, kujundus, kasutajad, teostajad, aktivormid, litsents, andmebaasi asukohad, API ühendused, sünkroniseerimine ja laenulepingu tekstid. Seaded mõjutavad seda, kuidas programm töötab, milliseid andmeid dokumentidele kantakse ja kuidas eri moodulid omavahel infot kasutavad.

Firma rekvisiitide all määratakse ettevõtte nimi, registrikood, aadress, e-post, telefon, pangakonto, logo ja valuuta. Neid andmeid kasutatakse PDF-dokumentides, arvetel, pakkumistel, aktidel, laenulepingutes ja muudes väljundites. Valuuta määrab, millist rahaühikut näidatakse müügis, laos, ostuarvetel, laenudes, statistikas ja PDF-dokumentides.

Keelevalikute kaudu saab eraldi määrata kasutajaliidese keele ja PDF-dokumentide keele. See tähendab, et programm võib olla näiteks eesti keeles, kuid arved, pakkumised või muud PDF-dokumendid saab koostada teises keeles. Keelefailide süsteem võimaldab kasutajal ise tõlkeid täiendada või uusi keeli lisada.

Kujunduse seadetes saab valida programmi välimuse. Kujundus mõjutab kogu kasutajaliidest: taustasid, välju, tabeleid, nuppe ja üldist värvilahendust. See aitab kohandada programmi kasutaja eelistuste või töökoha vajaduste järgi.

Teostajate ja kasutajate seadetes saab määrata inimesed, kes programmis töid teevad või haldavad. Teostajaid kasutatakse sündmustes, projektides, lepingutes, tootmises, müügi statistikas ja palgaarvestuses. Kasutajate ja rollide kaudu saab eristada, kes programmi kasutab ja millised õigused tal on.

Aktide seadistused on tugevalt seotud sündmuste mooduliga. Seadete all saab luua akti tüüpe ja nimetusi ning määrata, milliseid välju konkreetne aktivorm sisaldab. Väljad võivad olla tekstiväljad, tekstialad, märkeruudud, rippmenüüd või tabelid. Kui sündmuse juures valitakse vastav akt, kuvatakse sündmuse all just selle akti vorm. Nii saab luua erinevaid vorme näiteks hooldusaktide, paigaldusaktide, kontrollaktide või tootmistellimuse aktide jaoks.

Laenulepingu seadetes saab määrata vaikimisi lepingu teksti ja kasutada muutujavälju. Lepingu tekstis saab kasutada näiteks kliendi nime, laenu numbrit, summat, intressi, maksegraafikut, ettevõtte rekvisiite ja muid välju. Neid seadeid kasutatakse laenude moodulis PDF-lepingu koostamisel. Tekst võib sisaldada ka lihtsat vormindust, nagu paks kiri, kaldkiri ja allajoonimine.

API ja sünkroniseerimise seaded mõjutavad andmete liikumist teiste süsteemide või teiste programmikoopiate vahel. MySQL API, sisseehitatud API server ja automaatse sünkroniseerimise valikud võimaldavad hoida andmeid mitme töökoha või serveri vahel paremini kooskõlas. LHV Connect seaded on seotud müügi ja lepinguarvete maksete kontrolliga, kui kasutatakse pangaväljavõtte pärimist otse pangast.

Litsentsi seadetes hallatakse programmi aktiveerimist ja kasutusõigust. Seal saab sisestada litsentsiandmeid ning kontrollida programmi kehtivust. See mõjutab kogu programmi kasutamist.

Andmebaasi seadetes saab määrata kohaliku ja serveri andmebaasi asukoha. See on oluline, kui programmi kasutatakse mitmes arvutis või kui andmeid soovitakse sünkroniseerida. Andmebaas sisaldab klientide, lao, lepingute, projektide, sündmuste, müügi, laenude ja tootmise andmeid.

Seadete mooduli seos teiste moodulitega on lai: kliendid kasutavad haldureid ja keelevalikuid dokumentides, ladu kasutab valuutat ja tarnijate andmeid, lepingud kasutavad teostajaid ja aktivorme, sündmused kasutavad teostajaid, aktivorme ja veebiliidest, müük kasutab firma rekvisiite, valuutat, pangaseadeid ja PDF-keelt, laenud kasutavad firma rekvisiite, valuutat ja lepingu teksti, tootmine kasutab teostajaid, sündmusi ja tootmistellimuse akti.

Peamised võimalused:

• firma rekvisiitide määramine;
• logo ja pangakonto seadistamine;
• programmi valuuta määramine;
• kasutajaliidese ja PDF-dokumentide keele valimine;
• keelefailide kasutamine ja täiendamine;
• programmi kujunduse valimine;
• kasutajate ja rollide haldamine;
• teostajate määramine;
• akti tüüpide ja aktivormide seadistamine;
• tootmistellimuse akti vaikimisi vormi määramine;
• laenulepingu teksti seadistamine;
• laenulepingu muutujate kasutamine;
• litsentsi sisestamine ja kontrollimine;
• andmebaasi asukoha määramine;
• serveri andmebaasi seadistamine;
• MySQL API ühenduse seadistamine;
• sisseehitatud API serveri seadistamine;
• automaatse sünkroniseerimise valikud;
• LHV Connect pangaühenduse seadistamine;
• seadete kasutamine PDF-ides, arvetes, pakkumistes, aktides, laenulepingutes ja teistes moodulites.

Rollide moodul võimaldab määrata, milliseid programmi osi erinevad kasutajad näevad ja mida nad seal teha saavad. See sobib olukordadeks, kus programmis töötavad eri vastutusega inimesed, näiteks administraator, kontoritöötaja, tehnik, müügijuht või tootmistöötaja.

Rollide abil saab iga kasutajagrupi jaoks eraldi kirjeldada ligipääsu peamenüü moodulitele. Näiteks saab määrata, kas roll näeb kliente, ladu, lepinguid, projekte, sündmusi, müüki, laene, tootmist või seadete osa. Lisaks nähtavusele saab määrata, kas kasutajal on õigus andmeid muuta või kustutada.

See annab võimaluse hoida töövoog korras ja vähendada juhuslike muudatuste riski. Tehnikule võib lubada klientide ja lepingute vaatamise, kuid mitte kustutamise. Samal ajal võib talle anda õiguse muuta ainult temale määratud sündmusi. Müügitöötaja saab keskenduda klientidele, pakkumistele ja müügile, samas kui tootmistöötajale saab nähtavaks jätta ainult tootmise ja sellega seotud sündmused.

Rollid on seotud teostajatega. Kui teostajale määratakse roll, rakenduvad talle selle rolli õigused. Uue teostaja loomisel saab rolli valida rippmenüüst olemasolevate rollide hulgast, mis aitab vältida kirjavigu ja tagab, et õigused on ühtselt hallatud.

Rollide seadistamine toimub programmi seadete all. Seal saab luua uusi rolle, muuta olemasolevaid rolle ning määrata iga rolli jaoks täpsed õigused. Vajadusel saab rolli õigusi hiljem muuta ja muudatused rakenduvad vastava rolliga kasutajatele.

Rollide moodul on oluline osa programmi turvalisusest ja töökorraldusest. See võimaldab anda igale töötajale ligipääsu ainult nendele andmetele ja tegevustele, mida tal oma töö tegemiseks vaja on. Nii saab ettevõte kasutada sama programmi erinevate ametikohtade jaoks, ilma et kõik kasutajad peaksid nägema või muutma kogu süsteemi andmeid.

Keelefailid võimaldavad muuta programmi tekste ilma programmi koodi muutmata. Nende abil saab tõlkida kasutajaliidese nuppe, menüüsid, tabelipealkirju, väljade nimetusi, hüpikaknaid ja PDF-dokumentides kasutatavaid tekste.

Programmis saab seadete all valida eraldi kasutajaliidese keele ja PDF-dokumentide keele. See tähendab, et programm ise võib olla näiteks eesti keeles, kuid arved, pakkumised, aktid ja muud PDF-dokumendid võivad olla mõnes teises keeles.

Keelefailid asuvad programmi kõrval locales kaustas. Keeled on jagatud kaheks osaks: kasutajaliidese tõlked ja PDF-dokumentide tõlked. Kasutajaliidese tõlked mõjutavad ekraanil nähtavaid tekste. PDF-tõlked mõjutavad dokumentidesse minevaid tekste.

Keelevalikute nimekiri määratakse language.json failis. Seal on kirjas keelekoodid ja nende nimetused, näiteks Eesti, Soome või English. Kui soovitakse lisada uus keel, tuleb lisada see keelevalikusse ning luua vastavad tõlkefailid kasutajaliidese ja PDF-dokumentide jaoks.

Tõlkefailides on vasakul pool algne tekst ehk tõlkevõti ja paremal pool tõlge. Vasakpoolset võtit ei tasu muuta, sest programm kasutab seda teksti tõlke leidmiseks. Muuta tuleb parempoolset väärtust, mis kuvatakse kasutajale või lisatakse PDF-dokumenti.

Näiteks saab sama programmi kasutada nii, et kasutajaliides on eesti keeles, kuid PDF-dokumendid koostatakse soome keeles. See on kasulik ettevõtetele, kes töötavad mitmes keeles või saadavad dokumente erineva keelega klientidele.

Kui mõni tõlge puudub, näitab programm vaikimisi algset teksti. See tähendab, et puuduv tõlge ei takista programmi kasutamist, kuid vastav tekst võib jääda tõlkimata.

Programmi esimesel käivitamisel luuakse vaikimisi keelefailid programmi kõrvale. Kasutaja saab neid faile hiljem muuta, täiendada või nende põhjal uusi keeli lisada.